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フレーズで覚えるビジネス英会話!電話応対編

ビジネスで使える英語を覚えよう

最近はいろいろな場所で英語を使う機会が多くなりました。
対面であれば相手のジェスチャーや表情を見ながら身振り手振りで対応できることが多いですが、難しいのは電話応対です。
特にビジネスの場面では耳で英語を理解して返答を考えて話すことは慣れないと難しいですが、英語に自信のない方でもある程度対応できるようにしておきたいですね。

英語対応の3つのコツ

① 相手のペースにのまれないようにコントロールする

相手が早口でも自分はゆっくりハッキリと話すようにしましょう。
そうすれば「この人あまり話せないかな?」とゆっくり話してくれるかもしれません。
逆に自信がないのに早口だったり発音が良かったりすると「この人英語話せる!」と思われて、どんどん速く話し始めてもっと大変なことになってしまいます。

② 考える時間を作る

返答に詰まるとどうしても無言になってしまいますが、外国人相手に無言はNGです。
そこで「well~」「Let me see~」のようなつなぎ言葉(「え~」のような「今考えてますよ」という意思表示)を使ったり、なんでもいいからペンで机をたたいたり音を出すことをオススメします。

③ パニックにならず落ち着く

「英語だ!」とパニックにならず、落ち着いて聞いてみましょう。
聞いたことがある英単語が耳に入ってくるはずです。
簡単な単語を組み合わせていけばなんとなく意味は伝わりますし、このあと紹介するフレーズのいくつかを頭に入れておいてゆっくり話してみましょう。

パターン別、簡単に使えるフレーズSTEP1~5

STEP1 基本的な電話対応の冒頭部分

会社名や自分の名前を名乗るときは「this」を使います。
「~したい」と言いたい時は「want」ではなく「would」「could」「may」を使いましょう。
「I would like to~」「Could I~」「Would you~」「May I~」などの疑問文を使います。

【電話の受け方・かけ方】

  • This is ABC company, How may I help you?
    (ABC社です。ご用件をお伺いします)
  • This is Taro Yamada from XYZ Incorporated.
    (XYZのヤマダタロウです)
  • Who’s calling, please? / May I have your name?
    (どちら様ですか?お名前伺ってよろしいですか?)

【○○さんはいますか?】

  • Could I speak to Mr.White,please?
    (ホワイトさんはいらっしゃいますか?)
  • I’d like to talk to Mr. Adams.
    (アダムスさんと話したいのですが)
  • May I speak to Ms.Lewis at extension 123?
    (内線123のルイスさんお願いします)
  • Would you transfer me to the Personnel Department?
    (人事部に電話を回してもらえますか?)
≪使える表現≫

~in charge of~ ~の担当者

部署  ~in the ○○Department
総務部 General Affairs Department
人事部 Personnel Department
営業部 Sales Department, Marketing Department
経理部 Accounting Department
広報部 Public Relations Department
海外部 Overseas Department

STEP2 「お待ちください」「わかりません」

わからないときには無言で保留にしないで、とりあえず落ち着いてこれを言ってみましょう。

【少々お待ちください】

  • Could you hold the line, please?
    (電話を切らずに少々お待ちください)
  • Just a moment, please?
    (少々お待ちください)

【わかりません】

  • I don’t understand what you said.
    (おっしゃった意味がわかりません)
  • I don’t know the word you told me.
    (その単語の意味が分かりません)
  • What is ~?
    (~は何ですか?)
  • I don’t know what to say in English.
    (英語でどう言っていいかわかりません)
  • Could you speak more slowly?
    (もう少しゆっくり話してもらえますか?)
  • What did you say?
    (何ておっしゃいましたか?)
  • Pardon?
    (え?もう一度お願いします)
  • I’ll get someone who speaks English.
    (英語が話せる者に変わります)

STEP3 状況を伝える

不在や電話に出られない理由などを説明できると幅が広がります。

【電話中・不在】

  • He is on another line
    (他の電話に出ております)
  • I’m afraid she is not here right now.
    (申し訳ありませんが不在です)
  • I’m afraid she’s already gone home.
    (申し訳ありませんがもう退社しました)
  • I’m sorry, but she can’t come to the phone right now.
    (申し訳ありませんが電話に出られません)
  • He won’t be back until Monday / for 2hours.
    (月曜日まで / 2時間戻りません)
  • He’ll be back in a minute. Would you like to hold?
    (彼はすぐ戻ると思います、このままお待ちになりますか?)
≪使える表現≫

出張 ~on a business trip
休暇 ~on vacation
会議中 ~in a meeting
欠席 ~be absent
お客様訪問 ~be visiting a customer
昼食に出ている ~be out to lunch

また、She’s on maternity leave (彼女は産休中です)という表現もありますが、男性の場合は、paternity leaveといいます。
He’s just popped out「ちょっとトイレにいっているだけ」も使えそうですね。

STEP4 伝言・折返し

不在を伝えたら伝言を頼まれることが多いと思いますが、落ち着いて聞きましょう。

【伝言を受ける・お願いする】

  • Could I take a message?
    Would you like to leave a message?

    (伝言承りましょうか?)
  • I’ll tell her. / I’ll give her your message.
    (彼女に伝えます)
  • Would you tell her that I’ll call back at around 5:00?
    (5時くらいにかけ直すと伝えてもらえますか?)
  • Could you ask him to call me on my mobile as soon as possible.
    (お時間できましたら折り返していただけるよう伝えてもらえますか?)
  • Please tell him that I called.
    (お電話があったことをお伝えいただけますか?)
  • I’ll try to contact her and have her call you.
    (彼女に連絡してお電話があったことを伝えます)

【折り返す】

  • I’ll call back in a little while (soon / later).
    (後ほどかけ直します)
  • Would you ask her to call you back?
    (彼女に折り返しさせましょうか?)
  • When can I get in touch with him?
    (いつお電話したら彼と話せますか?)
  • What time will she be back? / When do you expect her back?
    (彼女はいつ戻りますか?)
  • Is there any way to get in touch with him? It’s urgent(important / in a hurry)
    (彼と連絡取る方法はありますか?緊急なんです!)
  • Could you tell me his mobile phone number?
    (彼の携帯番号を教えてもらえますか?)
  • Would you ask him to call me at 123-4567?
    (123-4567に折り返してもらえるよう伝えてもらえますか?)

STEP5 連絡先の名前・電話番号、用件を聞く

連絡先を伺うことはとても重要ですが、ゆっくりオウム返しをしたり、スペルの確認をすれば間違いありません。

【連絡先を伺う・伝える】

  • May I have your name, please?
    (お名前をお伺いしていいですか?)
  • Could you spell your name, please?
    (お名前のスペルをお伺いしていいですか?)
  • That’s B in blue, Y as in year, R as in ready, N as in neck, right?
    (blueのB、yearのY、readyのR、neckのNでよろしいですか?)
    ※なるべくわかりやすい単語で例えましょう
≪電話番号の伝え方ポイント≫

下4桁は2桁ずつ区切って言うと聞き取りやすいです。
543-6250  five-four-three, six-two, five-oh(zero)
また連続する数字は「double」を使いましょう。
319-3333  three-one-nine, double three, double three

【用件を伺う】

  • May I ask what this is reference to?
    May I ask on what business?

    (ご用件をお伺いしてもいいですか?)
  • I’d like to disscuss your advertisement in today’s newspaper.
    (今日の新聞広告についてお話ししたいことがあるのですが)
  • I’ll connect you.
    (おつなぎいたします)
  • Let me transfer this call to someone in charge.
    (担当者におつなぎします)

まとめ

いかがでしたか?
英語だからと怖がったり構えずに、ゆっくり返しながら考える時間を作り、落ち着いて対応してみてください。
中学レベルの英単語の組み合わせだけでもなんとなく伝わるはずです。
紹介したフレーズの中から自分が言いやすいフレーズだけでも覚えておき、準備しておくと安心ですね。